企業、會計與財務概論溫習筆記：預算
哈囉！歡迎來到關於預算的溫習筆記。你可以把預算想成一家公司的財務作戰計劃。它對任何規模的企業來說都是一個關鍵工具。在本章中，我們將探討什麼是預算、為何它如此重要，以及企業如何運用預算來確保業務按計劃進行。別擔心這聽起來很複雜；我們會用你能夠理解的簡單例子來深入淺出地解釋！
1. 什麼是預算以及為何要編製預算？（預算的目的）
預算是為未來某個時期（通常是一年）所制定的財務計劃。它估計了一家公司的預期收入和支出。想像一下，這就像你和朋友計劃一個大型派對。你會預計自己有多少錢（收入），然後計劃要花多少錢在食物、飲料和裝飾品上（支出），這樣才不會手頭拮据！
企業編製預算有幾個重要原因。這裡有一個簡單的方法，可以用助記詞P-C-M-C來幫助你記住它們：
P - 計劃
預算促使公司提前思考並設定明確的目標。它回答了諸如「我們明年想賣出多少？」以及「為了實現這個目標，我們能在廣告上花多少錢？」等問題。
- 簡單來說：這就像為一次旅程繪製路線圖。在開車前，你先決定目的地（目標）並規劃好路線（行動）。
- 例子：一位咖啡店老闆編製預算，計劃明年開設新分店。預算將包括租金、裝修和新員工的估計成本，以及新店的預期銷售額。
C - 協調活動
大多數企業都有不同的部門（例如銷售部、市場部、生產部）。預算確保每個人都為實現相同的公司整體目標而共同努力。銷售部門的目標必須與生產部門實際能生產的數量相符！
- 簡單來說：這就像指揮家帶領管弦樂團。預算確保所有部門（即演奏家）都能和諧地合作。
- 例子：市場部獲批預算50,000美元用於一項旨在提高銷售額10%的推廣活動。生產部的預算隨後會增加，以購買足夠的原材料來生產多10%的產品。
M - 激勵員工
精心設計的預算為經理和員工設定了清晰、可實現的目標。當員工清楚知道對他們有何期望，且目標是切合實際的，這會是一個強大的激勵因素。達到或超越預算目標，可以帶來獎金和認可！
- 簡單來說：這就像遊戲中的目標。有清晰的目標可以努力，會讓遊戲更有焦點、更令人興奮。
- 例子：一個銷售團隊每月有銷售1,000件產品的預算目標。如果他們達成了，就能獲得團隊獎金。
C - 控制及評估表現
這是最重要的功能之一！經過一段時間後（例如一個月或一個季度），經理可以將實際結果與預算數字進行比較。這有助於他們了解哪些方面做得好，哪些方面出了問題。
- 簡單來說：這就像檢查你的成績單。你將實際成績與目標成績進行比較，看看需要在哪些方面改進。
- 例子：一家公司預算電費為10,000美元，但實際花費了12,000美元。通過將實際成本與預算進行比較，管理層可以調查為何超支。或許他們需要更節能的燈具。
第一部分重點總結
編製預算不僅僅是關於數字；它是一個重要的管理工具，用於計劃 (Planning)、協調 (Coordinating)、激勵 (Motivating) 和控制 (Controlling)。
2. 預算控制：優點與限制
預算控制是編製預算、將其與實際結果進行比較，然後採取行動糾正任何差異的整個過程。這正是我們剛才討論的「控制」部分。讓我們來看看它的用處和限制。
預算控制的用處（好處 👍）
- 及早發現問題：通過定期將表現與預算進行核對，經理可以在問題（例如成本過高）演變成重大災難之前及早發現。
- 改進決策：它為經理提供有價值的資訊，幫助他們做出更明智、更充分的決策。
- 明確責任：它清楚地指明哪位經理負責預算的哪一部分。這提高了問責制。（例如：市場部經理負責廣告預算）。
- 改進溝通：編製預算要求各部門之間相互溝通，從而改善了公司內部的協調和理解。
- 鼓勵前瞻性思維：它促使經理思考未來，而不僅僅是日常問題。
預算控制的限制（壞處 👎）
- 耗時且成本高昂：為一家大型公司編製詳細預算需要大量的時間、精力和人力資源。
- 可能過時：商業環境變化迅速（例如原材料價格突然上漲）。六個月前編製的預算可能變得不切實際。
- 可能引起衝突：各部門可能為了爭奪有限資源的更大份額而相互爭論，導致內部政治和不滿情緒。
- 可能扼殺主動性：一些經理可能過於死板地遵守預算，拒絕在一個未經計劃但絕佳的意外機會上花錢。
- 不切實際會打擊士氣：如果預算目標設定過高且無法實現，這可能會打擊員工的士氣，而不是激勵他們。
快速回顧
預算控制有用，因為… 它有助於發現問題、做出明智決策和明確責任。
但它有局限性，因為… 它可能成本高昂、過時、引發衝突，如果執行不當還會打擊士氣。
3. 當事情不按計劃進行時：預算差異
好的，你已經制定了計劃（預算），現在你正在查看實際發生的情況（實際結果）。兩者之間的差異就稱為預算差異。
HKDSE 超重要提示：你只需要理解什麼是預算差異、其成因以及如何糾正。考試中，你無需計算預算差異！
預算差異可以是好消息，也可以是壞消息。
- 有利差異（好消息 🎉）：當實際結果比預算好時。
例子：實際成本低於預算，或實際銷售額高於預算。 - 不利差異（壞消息 😟）：當實際結果比預算差時。
例子：實際成本高於預算，或實際銷售額低於預算。
辨識差異的成因
僅僅知道存在差異是不夠的。一位好的經理必須調查其發生原因。讓我們看看一些常見的成因。
銷售差異的可能成因：
- 銷售價格變動：公司決定提高價格，或者不得不提供意想不到的折扣。
- 銷售量變動：公司售出的產品數量比計劃多或少。
- 市場推廣成效：廣告宣傳活動比預期更成功（或更不成功）。
- 競爭：新的競爭對手進入市場並搶走了你的一些客戶。
- 經濟狀況：經濟蓬勃發展（人們有更多錢可花），或處於經濟衰退期。
成本差異的可能成因：
- 材料價格變動：供應商提供的原材料成本上升或下降。
- 勞工工資變動：公司不得不支付工人更多工資，可能是由於意想不到的加班費。
- 效率或損耗：工人工作效率更高，使用的材料少於計劃（有利），或損耗比預期多（不利）。
- 意外費用：機器故障，需要昂貴且計劃外的維修。
提出糾正措施（如何解決！）
找到成因後，經理需要採取糾正措施。這些措施應該與成因相符。
情境：出現不利銷售差異（銷售額低於預算）。
- 如果成因是… 新競爭對手，則可採取… 推出新的市場推廣活動、改進產品或調整價格等措施。
- 如果成因是… 廣告宣傳活動成效不彰，則可採取… 檢討市場推廣策略或聘請新的廣告公司。
情境：出現不利材料成本差異（材料成本高於預算）。
- 如果成因是… 供應商提高價格，則可採取… 議價以獲得更優惠的價格，或尋找新的、更便宜的供應商（同時確保品質不受影響！）。
- 如果成因是… 材料損耗過高，則可採取… 為員工提供更好的培訓，教導他們如何更小心地處理材料。
你知道嗎？
調查差異有時被稱為「例外管理」。這表示經理只將注意力集中在結果與計劃有顯著差異的領域（即「例外情況」），從而節省時間和精力！
常見錯誤要避免
一個常見的錯誤是沒有調查成因就提出解決方案。例如，如果銷售額低，僅僅說「增加廣告」可能就是錯的。如果問題實際上是你的產品質量下降了呢？你必須首先找出成因，然後提出適當的糾正措施。
第三部分重點總結
差異是預算與實際結果之間的差額。它可以是有利差異（好）或不利差異（壞）。關鍵的管理技巧是辨識差異的成因，然後提出具體的糾正措施來解決問題。