BAFS學習筆記：試算表


你的會計安全檢查站！

大家好！歡迎來到會計週期中一個非常重要的檢查點：試算表。把它想像成你公司賬簿的一次快速「身體檢查」。在我們編製最終財務報表之前，我們需要確保數字是平衡的。這是一個簡單但功能強大的工具，能幫助我們及早發現某些錯誤。

在這些筆記中，你將會學到：

- 什麼是試算表及其主要功能（用途）。
- 編製試算表的逐步過程，從賬戶結算開始。
- 為什麼它不是一個完美的「錯誤偵測器」（它的局限性）。

即使這聽起來有點專業，也別擔心。我們會用簡單的例子和助記詞來分解它。讓我們開始吧！

什麼是試算表？全貌概覽

試算表簡單來說，就是一份列出所有總分類賬戶及其在特定日期的最終餘額的清單。它有兩個欄位：一個借方欄位和一個貸方欄位。

試算表的整個重點是為了驗證會計學的一個基本規則：

每筆交易的借方總額必須等於貸方總額。

所以，如果我們的記賬在算術上是正確的，我們的試算表中的借方欄位總額應該與貸方欄位總額完全相同。

$$ \sum \text{Debit Balances} = \sum \text{Credit Balances} $$

試算表的功能（為何要費心編製？）

編製試算表可不是為了好玩；它在會計週期中扮演著三個非常重要的角色。

1. 檢查複式記賬法的算術準確性

這是它最主要的工作！如果借方總額不等於貸方總額，這就清楚地表明在分類賬戶中某處發生了算術錯誤。它告訴我們：「停下來！回頭找出你的錯誤，然後再繼續。」

2. 提供所有分類賬戶的摘要

與其翻閱分類賬厚厚的頁面，試算表為我們提供了一份整潔、單頁的每個賬戶最終餘額的摘要。它是財務數據的便捷概覽。

3. 協助編製財務報表

試算表是分類賬與最終報表之間的橋樑。上面列出的餘額是我們用來編製損益表和財務狀況表的原始數字。如果沒有試算表，編製這些報表將會困難得多，也更雜亂。


重點摘要

試算表是一份至關重要的內部文件，它檢查借方和貸方在數學上的相等性，總結所有賬戶餘額，並作為編製主要財務報表的起點。

關鍵的第一步：結算賬戶

在你考慮編製試算表之前，你需要找出每個分類賬戶的最終餘額。這個過程稱為「結算賬戶」。起初這可能看起來有點複雜，但它是一個簡單的逐步過程。

讓我們以現金賬戶為例：

步驟1： 加總借方（左方）的所有數字。（$10,000 + $5,000 = $15,000）

步驟2： 加總貸方（右方）的所有數字。（$2,000 + $1,000 = $3,000）

步驟3： 找出兩個總額之間的差額。（$15,000 - $3,000 = $12,000）。這個差額就是該賬戶的餘額。

步驟4： 將這個差額寫在較小的一方，使兩邊相等。我們稱之為結轉餘額 (Balance c/d)。

步驟5： 劃線結總。現在兩邊的總額應該相等（$15,000）。

步驟6： 將餘額「轉下」到相對的一方，總額線的下方。這是轉入餘額 (Balance b/d)，它將是下一個期間的期初餘額。這個數字就是會計師要記錄到試算表中的數字！

例子：現金賬戶

借方                                貸方

資本         10,000 | 租金            2,000
銷貨          5,000 | 購貨         1,000
                             | 結轉餘額   12,000
                 ----------- |                  -----------
                   15,000 |                    15,000
                 ----------- |                  -----------
轉入餘額   12,000 |

所以，現金賬戶有一個 $12,000 的借方餘額。

如何編製試算表（我們來動手做一個！）

一旦你結算完所有分類賬戶，編製試算表就輕而易舉了。

逐步指南：

1. 寫上標題：「試算表 截至 [日期]」。日期很重要！

2. 建立三個欄位：賬戶名稱、借方 ($) 和貸方 ($)。

3. 列出所有分類賬戶名稱。

4. 將每個賬戶的「轉入餘額 (Balance b/d)」填入正確的欄位——即借方或貸方。（覺得有點難？請看下面的「快速回顧」！）

5. 加總借方欄位。

6. 加總貸方欄位。

7. 檢查總額是否相等！

快速回顧：正常餘額（DEAD CLIC）

你怎麼知道賬戶餘額應該放在借方還是貸方欄位呢？使用這個超級有用的助記詞：DEAD CLIC！

DEAD： 通常具有借方餘額的賬戶。

- D提款

- E開支（例如：租金、薪金、購貨）

- A資產（例如：現金、銀行存款、汽車、應收賬款）


CLIC： 通常具有貸方餘額的賬戶。

- C資本

- L負債（例如：銀行貸款、應付賬款）

- I收入（例如：銷貨、已收佣金）


讓我們來編製一個簡單的試算表：

ABC 公司
試算表 截至 2023 年 12 月 31 日

                                                                    借方 ($)         貸方 ($)
現金（資產）                                                  12,000
資本                                                                                               20,000
銷貨（收入）                                                                                        15,000
購貨（開支）                                        18,000
租金（開支）                                                5,000
                                                                        -----------         -----------
                                                                          35,000            35,000
                                                                        ===========    ========

總額一致！我們的試算表已達平衡。

你知道嗎？

複式記賬法的原則，正是試算表的基礎，首次由一位名叫盧卡·帕喬利（Luca Pacioli）的意大利數學家在 1494 年記錄下來，至今已有超過 500 年歷史。這套系統非常有效，時至今日仍是全世界會計的基礎！

試算表的局限性（它不是超級英雄！）

這對考試來說是一個非常重要的考點！一個平衡的試算表並不能保證會計記錄 100% 沒有錯誤。

它只確認借方總額等於貸方總額。有幾種錯誤是試算表無法偵測到的，因為它們並不會破壞借貸平衡。

類比：想像一下，你本應支付朋友 $50。你可以給他一張 $50 紙幣（正確）。或者你可能不小心給了他五張原本要給另一個人的 $10 紙幣（對象錯誤，但金額正確）。你的錢包依然少了 $50，所以它「平衡」了，但你犯了一個大錯！試算表的工作原理也是如此。

試算表無法揭示的錯誤：
  • 遺漏錯誤：一筆交易被完全遺忘，根本沒有記錄。由於借方和貸方都缺失，試算表仍然平衡。
    例子：一筆 $200 的現金銷貨從未被記錄。現金賬戶沒有借記，銷貨賬戶也沒有貸記。

  • 記入錯誤：金額正確，記賬方向（借方/貸方）也正確，但卻錯誤地記入了另一個人的賬戶。
    例子：收到客戶 A 的付款，卻錯誤地貸記到客戶 B 的賬戶。

  • 原則錯誤：交易被記錄到錯誤的類別賬戶。這通常發生在將資產視為費用，反之亦然的情況。
    例子：購買一台新電腦（非流動資產）卻錯誤地借記到辦公室開支賬戶。兩者都是借方賬戶，因此試算表仍然平衡。

  • 原始分錄錯誤：在原始分錄簿中記錄了錯誤的金額，然後這個錯誤的金額又過賬到分類賬戶。
    例子：一筆 $450 的銷貨被錯誤地記錄為 $540。應收賬款借記了 $540，銷貨貸記了 $540。兩個分錄的錯誤金額是相同的。

  • 分錄顛倒錯誤：使用了正確的賬戶和正確的金額，但借方和貸方分錄顛倒了。
    例子：從銷貨收到的現金被貸記到現金賬戶，並借記到銷貨賬戶（應該是相反的）。

  • 抵銷錯誤：發生了兩個或更多不相關的錯誤，但它們恰好相互抵銷。
    例子：銷貨賬戶被多記 $100（貸方），而租金開支賬戶也被多記 $100（借方）。額外的貸方被額外的借方抵銷了。
重點摘要

試算表功能強大，但並非完美無缺。它只能找出導致借方和貸方不相等的錯誤。永遠要記住，有六種類型的錯誤可能隱藏在平衡的試算表中。

你做得到！最後總結

成功闖過試算表這一關，幹得好！讓我們回顧一下最重要的幾點。

  • 試算表是所有分類賬戶餘額的清單，用來檢查借方總額是否等於貸方總額。
  • 其主要功能是檢查算術準確性，並協助編製財務報表。
  • 在編製試算表之前，你必須結算每個分類賬戶，找出「轉入餘額 (Balance b/d)」。
  • 記住 DEAD CLIC 助記詞，以知道應將餘額填入哪個欄位。
  • 一個平衡的試算表不代表沒有錯誤存在！請務必留意它的局限性。

練習是掌握這個主題的最佳方法。試著自己結算一些賬戶，並編製幾個試算表吧。很快，這將成為你在會計週期中輕鬆而例行的一個步驟！