BAFS 溫習筆記：會計的目的和角色

大家好！歡迎來到會計科的第一個重要課題。把它想像成學習字母，才能開始寫出精彩的故事。了解會計的目的和角色是你在「企業、會計與財務概論」這科所學一切的基礎。在這份筆記中，我們將探討會計的真正含義（提示：它不僅僅是算數！），為何它對每間企業都如此重要，以及它所履行的主要職能。讓我們開始吧！

為何會計如此重要？商業語言

甚麼是會計？

會計的核心是，記錄、分類、匯總及傳達企業財務資訊的過程。

想像你擁有一間小型珍珠奶茶店。你有來自銷售的收入，也有用於支付租金、茶葉和員工薪金的支出。會計就是你用來有條理地追蹤所有這些活動的系統。它將雜亂的原始數據（例如一堆收據）轉化為有用且易於理解的資訊。

比喻：想像會計是「商業語言」。就像英語或中文幫助我們溝通思想一樣，會計幫助企業將其財務狀況和表現傳達給需要知道的人。

誰使用會計資訊及為何使用？（決策）

會計的主要目標是提供資訊，幫助人們做出明智的決策。我們可以將這些人（稱為會計資訊使用者）分為兩大類：

1. 內部使用者

他們是企業內部的人士，需要資訊才能有效地營運企業。

誰：經理、企業東主
為何需要：做出日常營運決策。
決策例子：
- 我們新推出的「芝士奶蓋綠茶」是否足以盈利，值得保留在餐單上？
- 我們是否有足夠現金購買一部新的、更快的封口機？
- 我們應該在暑假期間多聘請一些兼職員工嗎？

2. 外部使用者

他們是企業外部的人士和機構，對其表現感興趣。

誰：投資者（現有或潛在）
為何需要：決定是否投資該企業（購買股份）。
決策例子： 「根據這間公司的盈利歷史，我應該買入它的股份嗎？」

誰：貸款人（例如銀行）
為何需要：決定是否向該企業貸款。
決策例子： 「這間企業是否有能力償還$500,000的貸款？」

誰：政府（例如稅務局）
為何需要：確保企業繳納正確數額的稅款。
決策例子： 「根據其申報的利潤，這間公司應繳多少利得稅？」

重點總結

會計提供重要的財務資訊，讓內部人士（如經理）和外部人士（如投資者和銀行）都能做出明智的商業決策。


會計的四大主要職能

為了產生有用的資訊，會計履行四項關鍵職能。這些職能依循一個邏輯順序。記住它們的好方法是RCSC。

助記：RCSC

想像：「Really Cool Students Communicate」（意指「真正優秀的學生會溝通」）

讓我們逐一分解：

1. 記錄

這是起點。記錄是每日將企業所有財務活動（稱為業務交易）寫下的過程。交易是指對企業有財務影響的任何事件。

例子：當你的珍珠奶茶店以$25賣出一杯飲品，支付$1,000的電費，或者以$100購買一箱新飲管時，這些都屬於必須記錄的交易。

2. 分類

單獨記錄只會得到一長串雜亂的交易清單。分類是指將相似的交易分類和分組到不同類別或「賬戶」中。

比喻：這就像整理你的衣物。你不會把所有東西都丟到一個抽屜裡。你會把襪子放在一起，T恤放在另一個地方。在會計中，你會將所有銷售交易歸入「銷售」賬戶，而所有租金支付則歸入「租金費用」賬戶。

3. 匯總

一旦所有資料都分類完畢，你需要將它們整理得有意義。匯總是指以清晰簡潔的方式呈現已分類的資訊。這就是創建主要會計報告，稱為財務報表的環節。

例子：與其查看1,000筆單獨的銷售交易，匯總可能會顯示「5月份總銷售額：$80,000」。最常見的財務報表是損益表（顯示利潤或虧損）和財務狀況表（顯示資產和負債）。

4. 傳達

最後一個關鍵步驟是傳達。這意味著將匯總的資訊（財務報表）分享給我們之前討論過的使用者（經理、投資者、銀行等）。如果資訊沒有被傳達，它就毫無用處！

比喻：這就像學校向家長和學生（使用者）發放成績表（財務報表）。成績表傳達了學生的表現。

重點總結

會計的四項職能是一個過程：首先，你記錄交易，然後將它們分類成組，接著將它們匯總成財務報表，最後將這些報表傳達給使用者，以便他們做出決策。


會計循環：從交易到報表

會計的「工作」並非隨機發生。它們遵循一個稱為會計循環的標準重複過程。這是會計師在一個會計期間（例如一個月或一年）處理所有財務資訊所遵循的一系列步驟。

即使這些步驟的名稱一開始聽起來很專業，也不用擔心。這裡的目標是理解過程的流程，而不是立即成為每個步驟的專家！

會計循環的循序漸進流程

步驟1：原始分錄簿（日記賬）

這是交易首次被記錄的地方（記錄職能）。它們按照時間順序（按日期）寫在稱為日記賬的簿子裡。

比喻：這就像是所有財務事件的初稿或每日日誌。

步驟2：分類賬

接下來，日記賬的資訊會被轉移或「過賬」到分類賬。分類賬為每個類別包含一個單獨的頁面（或賬戶）。這是分類職能的主要部分。

比喻：你將每日日誌中的資訊整理到不同的文件夾中，例如「現金」文件夾、「銷售」文件夾和「電費支出」文件夾。

步驟3：試算表

在編製最終報告之前，會計師會編製一份試算表。這是分類賬中所有賬戶及其餘額的列表。其主要目的是檢查會計記錄是否數學上正確。這是一個內部檢查，而不是為外部使用者提供的報告。

比喻：這就像在撰寫最終論文之前，快速計算以確保所有數字加總正確。

步驟4：期末調整

有時，在一個期間結束時，某些交易尚未記錄（例如該月最後幾天欠員工的薪金）。進行調整是為了確保期間內的所有收入和支出都得到正確報告。

比喻：對你的論文進行最終編輯並添加註腳，以確保它完全準確和最新。

步驟5：財務報表

這是最終的成果！利用調整後的資訊，編製正式報告。這就是匯總和傳達職能的實際應用。這些是經理、投資者和銀行將會使用的報告。

比喻：發布你最終、潤飾過的論文（財務報表）供所有人閱讀。

你知道嗎？

我們今天使用的會計系統，稱為複式記賬法（這是會計循環的基礎），最早由意大利數學家盧卡·帕喬利在1494年詳細描述！

重點總結

會計循環是一個有條理、循序漸進的過程，它將原始的業務交易轉化為最終、有用的財務報表。其基本流程是：日記賬 → 分類賬 → 試算表 → 調整 → 財務報表。