企會財溫習筆記：不完整紀錄的偵查工作

各位未來的會計師和商業領袖們，大家好！歡迎來到會計學中最實用的一個課題：不完整紀錄。

你有沒有想過，一間小型本地商店、一間家庭式經營的茶餐廳，或是一個學生學會，在沒有一套完善的會計系統下，是怎樣管理他們的錢財的呢？他們通常會採用一種比較簡單的方法，這可能會導致不完整紀錄的產生。在本章中，你將學習如何成為一名「會計偵探」🕵️‍♀️。我們會從零碎混亂的資料中，運用我們的技能找出企業的損益，並編製一套完整的財務報表。這是一項強大的技能，能顯示你真正理解會計學的基本原理和運作方式。讓我們開始吧！


1. 什麼是不完整紀錄？

想像一下，一個企業主只保留一本簡單的現金簿、一疊收據，以及一份列明誰欠他們錢的清單。他們沒有採用完整的複式記賬系統，即每項交易都有借方和貸方。這就是我們所說的不完整紀錄，或稱單式記賬。

這並不「錯」，特別是對於非常小的企業而言，但這意味著重要的資訊，例如總銷售額、總採購額，甚至確切的利潤都缺失了。我們的任務就是找出這些缺失的資訊！

快速回顧：複式記賬與不完整紀錄

• 複式記賬系統： 黃金標準！每項交易至少影響兩個賬戶（借方／貸方）。它具有自我核對功能，並能編製試算表。

• 不完整紀錄： 一個較簡單的系統。通常只側重於現金和個人賬戶（應收賬款／應付賬款）。沒有試算表來檢查準確性。

重點提示

不完整紀錄就如其名——一套不完整的會計數據。我們需要運用特定的技巧來填補空白，並找出損益。


2. 方法一：透過比較資本來找出損益

這是當紀錄不完整時，找出損益最直接的方法。起初如果覺得有點複雜也不用擔心；一旦你掌握了當中的邏輯，你會發現它其實非常簡單！

核心概念：儲蓄罐的比喻

想像一下你的儲蓄罐。你如何知道你的儲蓄增加了多少？
你檢查月初的金額，然後再檢查月底的金額。增加的數額就是你的儲蓄，對吧？

企業的運作方式也類似。利潤簡單來說就是企業主在某個期間內投資（資本）的增加。

然而，我們需要調整兩項因素：

• 提款： 企業主提取作個人用途的現金或貨物。（這就像你從儲蓄罐中取錢買零食一樣。你仍然儲存了這筆錢，只是花掉了它。所以我們必須把它加回去，才能看到真正的增長！）

• 資本投入： 企業主額外投入企業的資金。（這就像你的父母給你額外零用錢一樣。這不是來自你自己的儲蓄，所以我們必須將其減去，才能找出真正的增長。）

神奇的損益計算公式

計算損益的公式是基礎中的基礎，務必記熟它！

$$ \text{Profit (or Loss)} = \text{Closing Capital} - \text{Opening Capital} + \text{Drawings} - \text{Capital Introduced} $$

工具：資產負債狀況說明書

但是等等……我們如何找出「期初資本」和「期末資本」呢？我們使用一種特別的工具，稱為資產負債狀況說明書。

資產負債狀況說明書就是資產負債表（或財務狀況表）的簡化版本。它唯一的作用就是利用會計方程式來計算缺失的資本數字。

$$ \text{Capital} = \text{Assets} - \text{Liabilities} $$

損益計算逐步指南

步驟一：找出期初資本。
利用年初的資產和負債數字編製一份資產負債狀況說明書。其平衝數就是你的期初資本。

步驟二：找出期末資本。
利用年末的資產和負債數字編製另一份資產負債狀況說明書。其平衝數就是你的期末資本。

步驟三：找出提款和資本投入。
這些資訊通常會在題目中提供。

步驟四：運用神奇公式！
將你找出的四個數字代入損益計算公式，得出最終答案。

簡單例子

陳先生的紀錄顯示如下：

資產及負債
存貨
應收貿易賬款
銀行存款
應付貿易賬款

於2023年1月1日
$10,000
$5,000
$8,000
$6,000

於2023年12月31日
$12,000
$7,000
$11,000
$8,000

該年度內，陳先生提取了$3,000作提款，並投入了$2,000的新資本。

步驟一：計算期初資本（截至1月1日）
資產 = $10,000 + $5,000 + $8,000 = $23,000
負債 = $6,000
期初資本 = $23,000 - $6,000 = $17,000

步驟二：計算期末資本（截至12月31日）
資產 = $12,000 + $7,000 + $11,000 = $30,000
負債 = $8,000
期末資本 = $30,000 - $8,000 = $22,000

步驟三及四：計算損益
損益 = 期末資本 ($22,000) - 期初資本 ($17,000) + 提款 ($3,000) - 資本投入 ($2,000)
損益 = $5,000 + $3,000 - $2,000
該年度的損益 = $6,000

常見錯誤提醒

• 忘記將提款加回。請記住，這是企業在企業主提取前所賺取的資金。

• 忘記減去新資本。這不是利潤；它只是額外的投資。

• 混淆了正負號（+/-）。只要想想儲蓄罐的比喻，就能把這些搞清楚！

重點提示

要從不完整紀錄中找出損益，首先要使用資產負債狀況說明書找出期初和期末的資本，然後再根據提款和新資本進行調整。


3. 編製完整的財務報表

有時，我們需要做的不僅僅是找出損益。我們還需要編製一份完整的損益表和財務狀況表。為此，我們需要找出更多缺失的拼圖碎片，例如總銷售額和總採購額。

這正是你偵探技能大顯身手的時候！

找出缺失的現金或銀行數字

通常，現金或銀行結餘會缺失，或者我們需要找出像總現金費用支付額這樣的數字。我們可以透過編製一份現金及銀行概要（或T字賬戶）來重建這些資料。

運作方式：
1. 從期初現金／銀行結餘開始。
2. 加上所有收到的款項（收款）— 例如，現金銷售、應收賬款的收款。
3. 減去所有支付的款項（付款）— 例如，現金採購、支付應付賬款、支付費用。
4. 最終數字就是期末現金／銀行結餘。

提示：如果題目提供了期初和期末的銀行結餘，你可以利用這個概要來找出缺失的收款或付款數字（例如提款）。

使用控制賬戶找出賒銷

為了編製損益表，我們需要總銷售額。企業主可能知道他們的現金銷售額，但信用銷售（即賒銷）又如何呢？

我們使用一個應收貿易賬款總賬戶來找出缺失的賒銷數字。

應收貿易賬款總賬戶

可以把這想像成一份概述所有欠企業錢的客戶所發生事情的總結。

什麼會增加應收總額？
• 期初結餘（他們在期初所欠的款項）。
• 賒銷（這通常是我們正在尋找的數字！）

什麼會減少應收總額？
• 從他們那裡收到的現金／支票。
• 銷貨退回。
• 撇銷壞賬。
• 銷貨折扣。

期末結餘是他們在期末仍欠的款項。

公式版本：
期末結餘 = 期初結餘 + 賒銷 - 應收賬款收款 - ... 其他減少項目

使用控制賬戶找出賒購

同樣，我們需要總採購額。我們使用一個應付貿易賬款總賬戶來找出缺失的賒購數字。

應付貿易賬款總賬戶

這是一份與企業欠款供應商相關的所有事項的總結。

什麼會增加應付總額？
• 期初結餘（我們在期初所欠的款項）。
• 賒購（這通常是我們正在尋找的數字！）

什麼會減少應付總額？
• 我們支付給他們的現金／支票。
• 進貨退回。
• 進貨折扣。

期末結餘是我們在期末仍欠的款項。

公式版本：
期末結餘 = 期初結餘 + 賒購 - 應付賬款付款 - ... 其他減少項目

你知道嗎？

控制賬戶不僅僅用於處理不完整紀錄！大型公司會在他們的複式記賬系統中使用它們，以核對詳細紀錄（銷貨分類賬和採購分類賬）是否正確。在這裡，我們只是將它們作為找出單一缺失數字的工具。

將所有資訊串聯起來：大結局

一旦你找到了所有缺失的數字，你就可以編製最終賬目。

步驟一：計算缺失數字。
• 使用控制賬戶找出賒銷和賒購。
• 使用現金概要找出期末銀行／現金結餘或另一個缺失項目，例如提款或已付費用。

步驟二：計算總銷售額和總採購額。
• 總銷售額 = 現金銷售 + 賒銷
• 總採購額 = 現金採購 + 賒購

步驟三：編製損益表。
• 從你計算出的總銷售額開始。
• 計算銷貨成本（期初存貨 + 總採購額 – 期末存貨）。
• 減去該期間的所有其他費用（例如，租金、工資、折舊）。這些資訊會提供。請注意要使用該期間的費用，而不僅僅是為其支付的現金！

步驟四：編製財務狀況表。
• 使用期末的所有資產和負債數字。
• 資本部分將為：期初資本 + 純利（來自你的損益表）– 提款。
• 最終的資本數字應使財務狀況表達到平衡！這是檢查你的計算是否正確的好方法。

重點提示

編製完整的財務報表是一個循序漸進的過程。關鍵是首先使用控制賬戶和現金概要找出缺失的銷售額、採購額和現金數字。然後，你就可以像處理任何其他會計問題一樣，編製損益表和財務狀況表了。


你一定可以的！處理不完整紀錄可能看起來步驟很多，但它的邏輯性很強。練習是關鍵。你解決的每一個問題都會讓你成為一個更有信心的「會計偵探」！祝你好運！